Trong vài năm trở lại đây, tổ chức sự kiện đang là một trong những việc làm phát triển mạnh mẽ ở nước ta và luôn trong tình trạng thiếu nguồn nhân lực chất lương. Phần lớn các sự kiện thường hướng đến nhu cầu giải trí và quảng cáo sản phẩm. Nếu bạn là người năng động và muốn tìm hiểu về việc làm event thì bài viết Việc làm thêm ngành tổ chức sự kiện và những điều cần biết của chúng tôi sẽ giúp bạn có những cái nhìn đa chiều và có thêm những thông tin hữu ích về công việc này để các bạn tham khảo.
MỤC LỤC: Nội dung bài viết
1. Những thông tin cơ bản về ngành tổ chức sự kiện
1.1. Sự kiện là gì?
1.2. Tổ chức sự kiện là gì?
1.3. Nhân viên tổ chức sự kiện là gì?
1.4. Mục đích của tổ chức sự kiện
1.5 Các hình thức tổ chức sự kiện phổ biến hiện nay
2. Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hiện nay
2.1. Trước khi diễn ra sự kiện
2.2. Trong quá trình tổ chức sự kiện
2.3. Sau khi sự kiện được diễn ra
3. Các công việc của người tổ chức sự kiện
3.1. Lên thông điệp của sự kiện mang lại
3.2. Lập ngân sách tổ chức sự kiện
3.3. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
3.4. Quản lý hậu cần trong quá trình tổ chức sự kiện
3.5. Thực hiện việc báo cáo sau sự kiện
4. Ngành tổ chức sự kiện học trường nào tốt nhất?
5. Tại sao bạn nên lựa chọn nghề tổ chức sự kiện và tìm việc làm tổ chức sự kiện
6. Người làm tổ chức sự kiện cần có những kỹ năng gì?
1. Những thông tin cơ bản về ngành tổ chức sự kiện
1.1. Sự kiện là gì?
1.2. Tổ chức sự kiện là gì?
1.3. Nhân viên tổ chức sự kiện là gì?
1.4. Mục đích của tổ chức sự kiện
1.5 Các hình thức tổ chức sự kiện phổ biến hiện nay
2. Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hiện nay
2.1. Trước khi diễn ra sự kiện
2.2. Trong quá trình tổ chức sự kiện
2.3. Sau khi sự kiện được diễn ra
3. Các công việc của người tổ chức sự kiện
3.1. Lên thông điệp của sự kiện mang lại
3.2. Lập ngân sách tổ chức sự kiện
3.3. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
3.4. Quản lý hậu cần trong quá trình tổ chức sự kiện
3.5. Thực hiện việc báo cáo sau sự kiện
4. Ngành tổ chức sự kiện học trường nào tốt nhất?
5. Tại sao bạn nên lựa chọn nghề tổ chức sự kiện và tìm việc làm tổ chức sự kiện
6. Người làm tổ chức sự kiện cần có những kỹ năng gì?
1. Những thông tin cơ bản về ngành tổ chức sự kiện
1.1. Sự kiện là gì?
Theo từ điển tiếng Việt hiện nay thì “sự kiện” được hiểu là sự việc xảy ra có ý nghĩa quan trọng với đời sống xã hội và được các phương tiện truyền thông quan tâm và được đưa tin, có thể có một số sự kiện nổi bật hiện nay như là liên hoan tiếng hát truyền hình, thi hoa hậu hoàn vũ Việt Nam,…
Bên cạnh đó, “Sự kiện” cũng được hiểu là các hoạt động mang ý nghĩa cá nhân và cộng đồng được bó hẹp trong đời sống xã hội hàng ngày như là ma chay, cưới hỏi, sinh nhật,…
Bên cạnh đó, “Sự kiện” cũng được hiểu là các hoạt động mang ý nghĩa cá nhân và cộng đồng được bó hẹp trong đời sống xã hội hàng ngày như là ma chay, cưới hỏi, sinh nhật,…
Đối với những người kinh doanh thì “Sự kiện” lại được hiểu là những hoạt động liên quan đến việc tiếp thị và thương mại của các doanh nghiệp như tổ chức hội nghị, hội thảo, khai trương, giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm,…
Tóm lại, về cơ bản”Sự kiện” hay còn được gọi là “Event” được hiểu là một hoạt động diễn ra có mục đích và diễn ra tại một thời điểm cụ thể, tại một địa điểm nhất định, tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định nào đó, tạo sự chú ý và quan tâm của các đối tượng tham gia. Đây cũng được xem là một việc làm thêm tổ chức sự kiện được nhiều bạn trẻ quan tâm
1.2. Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện được hiểu thực chất là việc tổ chức thực hiện các phần công việc cho một “Sự kiện” chuẩn bị được diễn ra, quá trình đó được bắt đầu từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc.
Ngành tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực của xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… và thông qua việc tổ chức các sự kiện đó nhằm mục đích truyền đi những thông điệp của người làm sự kiện đến với công chúng, khách hàng của mình.
Danh sách +50 việc làm thêm hà nội đang cần tuyển gấp
Tổ chức sự kiện là một dịch vụ mới được phát triển ở nước ta và ngày càng có xu hướng phát triển mạnh mẽ, có tính chuyên nghiệp và chất lượng hơn. Ngày nay, lĩnh vực tổ chức sự kiện ngày càng trở lên đa dạng hơn mà có thể kể đến như là tổ chức hội trợ, tổ chức hội thảo, lễ khánh thành, lễ ra mắt sản phẩm mới,…Cũng chính bởi sự phát triển mạnh mẽ của ngành nghề này nên tổ chức sự kiện đã và đang đem đến thêm nhiều cơ hội việc làm cho các bạn trẻ.
1.3. Nhân viên tổ chức sự kiện là gì?
Nhân viên tổ chức sự kiện là những người trực tiếp tham gia sáng tạo nội dung và triển khai các công việc để “sự kiện” được thực hiện theo đúng kế hoạch đã được lên từ trước đó.
Hiện nay, nguồn lực cho nghề tổ chức sự kiện ở nước ta ở mức hạn chế, số lượng đào tạo chưa được nhiều nhưng nhu cầu cần người làm luôn ở mức độ cao.
1.4. Mục đích của tổ chức sự kiện
Mục đích của các trung tâm tổ chức sự kiện chính là những kết quả mà nhà đầu tư và nhà tổ chức sự kiện định ra nhằm đạt được trong quá trình thực hiện sự kiện đó. Thông thường hiện nay một sự kiện thường hướng đến 3 mục đích sau:
- Thứ nhất: Nhằm hỗ trợ cho các chiến dịch truyền thông marketing xây dựng và phát triển hình ảnh công ty, quảng bá sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của nhà đầu tư.
- Thứ hai: Thông qua việc tổ chức các sự kiện còn với mong muốn làm thay đổi nhận thức của công chúng, khách hàng, đối tượng sử dụng dịch vụ đối với thương hiệu của nhà đầu tư.
- Thứ ba: Phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông của sự kiện nhằm chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu.
Ngoài ra, tổ chức sự kiện còn nhằm các mục tiêu khác như là hỗ trợ viêc bán hàng, triển khai các kênh phân phối sản phẩm và quảng cáo trực tiếp sản phẩm, dịch vụ của chủ đầu tư.
1.5 Các hình thức tổ chức sự kiện phổ biến hiện nay
Ở nước ta hiên nay, nghề tổ chức sự kiện đang có sự phát triển mạnh mẽ, mỗi một lĩnh vực khác nhau lại có hình thức và cách thức tổ chức khác nhau vì thế nhu cầu cần nhân viên tổ chức sự kiện không cần kinh nghiệm cũng khác nhau.
Dưới đây là một số hình thức tổ chức sự kiện phổ biến hiện nay:
- Bussiness event: thường là các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh
- Corporate events: là các sự kiện liên quan đến lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…
- Fundraising events: là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ từ thiện, ủng hộ
- Exhibitions: Là các sự kiện có hoạt động triển lãm, giới thiệu các sản phẩm nghệ thuật
- Trade fairs: là việc tổ chức các sự kiện hội chợ thương mại
- Entertainment events: là các sự kiện thường mang tính chất giải trí
- Concerts/live performances: là các buổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..
- Festive events: Là các lễ hội, liên hoan, Festive,…
- Government events: Là các sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị đảng,…
- Meetings: Là các buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,…
- Seminars: Là các buổi hội thảo chuyên đề
2. Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hiện nay
2.1. Trước khi diễn ra sự kiện
Cũng giống như bất kỳ công việc nào bạn đều cần phải có quá trình trước khi bắt đầu công việc đó, trong nghề tổ chức sự kiện thì giai đoạn chuẩn bị luôn đóng một vai trò quan trọng đòi hỏi ở người làm cần phải có sự chuẩn bị chi tiết cho sự kiện sắp diễn ra. Về cơ bản trước khi sự kiện diễn ra bạn cần phải chuẩn bị một số nội dung sau:
Danh sách hơn 100 việc làm thêm Đà Nẵng lương cao cần tuyển
+ Hãy dành thời gian để tìm hiểu đến mục đích tổ chức sự kiện của khách hàng. Việc tìm hiểu được mục đích tổ chức sự kiện của khách hàng sẽ giúp bạn bước đầu hình dung ra được những công việc phải làm cũng như kế hoạch để triển khai tổ chức sự kiện đó để có thể đạt được kết quả tốt nhất.
+ Lập bảng kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn hệ thống được các công việc cần làm và tiến độ thực hiện các công việc đó một cách khoa học.
+ Chuẩn bị tổ chức sự kiện: Đây là giai đoạn vô cùng quan trọng bởi vì bạn sẽ phải làm và chuẩn bị tất cả mọi thứ có liên quan tới sự kiện từ các dụng cụ làm sự kiện, thời gian, địa điểm, số lượng, khách mời, trang thiết bị sự kiện,… Đây cũng là giai đoạn cần tuyển dụng tổ chức sự kiện nhiều nhất hiện nay
+ Làm báo giá sự kiện: Đây là khâu vô cùng quan trọng, ở khâu này bạn sẽ phải lên kế hoạch chi tiết từ các khâu tô chức, các trang thiết bị từng khu sự kiện, giá thuê nhân lực trong sự kiện,… bạn cần phải tính toán và gửi bên phía đối tác. Nếu bạn không bao quát kĩ vấn đề này thì khi xảy ra các tình huống phát sinh, công ty của bạn sẽ chịu tổn thấy vì bạn đã không báo giá với đối tác
2.2. Trong quá trình tổ chức sự kiện
Trong quá trình tổ chức sự kiện là khoảng thời gian sự kiện diễn ra, việc bạn có chuẩn bị tốt hay không sẽ được thể hiện trong giai đoạn này. Trong giai đoạn này, sẽ có một số công việc chính sau:
+ Tiếp đón khách mời đại biểu: Hầu hết sự kiện nào hiện nay cũng có khách mời, đại biểu, họ thường là những người có chức trách hoặc những người nổi tiếng có tầm ảnh hưởng trong lĩnh vực sự kiện đang diễn ra. Người tổ chức sự kiện cần phải sắp xếp nhân lực thực hiện khâu đón tiếp khách mời và giúp khách mời ổn định chỗ trong sự kiện. Những bạn có ngoại hình tốt có thể đăng ký làm thêm khi rất nhiều người tổ chức sự kiện cần tuyển nhân viên tổ chức sự kiện part time
+ Tổ chức chương trình chính trong sự kiện: Bạn cần phải điều hành các nội dung trong sự kiện cần phải được thực hiện đúng với bảng kế hoạch đã được lên trước đó. Khi sự kiện đang được diễn ra bạn cần phải theo sát chương trình để có thể nắm bắt được tình hình sự kiện, trường hợp sự kiện có những nội dung phát sinh mới ngoài kế hoạch đã được lên trước đó bạn cần phải đưa ra những giải pháp xử lý luôn để bảo đảm sự kiện vẫn được tổ chức đúng như kế hoạch
+ Phục vụ ăn uống trong khi sự kiện diễn ra: Bạn cần phải đảm bảo được khách mời cùng những người tham gia sự kiện được chăm sóc chu đáo. Trong quá trình sự kiện diễn ra, bạn phải đáp ứng được các nhu cầu mà những người tham gia có nhu cầu, bởi làm sự kiện chính là làm hài lòng khách hàng. Tại các thành phố lớn thường có xu hướng tuyển nhân viên tổ chức sự kiện tphcm nhiều hơn
+ Tổ chức các hoạt động ngoài cho sự kiện: Ngoài hoạt động chính của sự kiện thì các hoạt động phụ khác cũng đóng vai trò quan trọng trong sự kiện, những sự kiện phụ này sẽ là những nhân tố thúc đẩy các sản phẩm, dịch vụ của đối tác và bạn cũng có thể quảng bá cả thương hiệu công ty sự kiện của mình tại các sự kiện phụ này. Các sự kiện phụ này càng hấp dẫn sẽ thu hút nhiều người tới sự kiện của bạn và họ sẽ ở lại sự kiện của bạn lâu hơn.
2.3. Sau khi sự kiện được diễn ra
Một số công việc sau khi sự kiện diễn ra bạn cần phải làm như là:
+ Xúc tiến quảng bá sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu, đánh giá kết quả làm việc sau khi tuyển nhân viên event để đưa ra mức thù lao hợp lý
+ Chăm sóc khách hàng sau sự kiện: Có thể khách hàng có thể quan tâm đến những sản phẩm sau khi sự kiện kết thúc và họ muốn nhận được sự tư vấn của bạn thì thời gian này chính là lúc bạn giải đáp và tư vấn cho họ.
+ Phân tích sự kiện: Khi một sự kiện kết thúc bạn cũng phải làm hoạt động nhìn lại xem sự kiện của bạn tổ chức đã đạt được những hiệu quả và còn thiếu xót gì để cùng rút kinh nghiệm và tránh trong các sự kiện sau.
+ Hạch toán tài chính cho sự kiện: Sau khi sự kiện kết thúc là lúc bạn và đối tác sẽ ngồi lại và hạch toán các khoản chi phí sự kiện. Bạn phải là người nắm rõ các phát sinh, những chi phí trong sự kiện để thống báo cho đối tác để họ nắm bắt được. Sau khi sự kiện kết thú cả hai bên có thể thanh toán rõ ràng và chi tiết, minh bạch với nhau.
3. Các công việc của người tổ chức sự kiện
Một người lập kế hoạch tổ chức sự kiện hoặc phụ trách việc tổ chức sự kiện sẽ là những người chịu trách nhiệm cho tất cả các các công việc của lập kế hoạch, tổ chức và sau thông qua trên tất cả các cuộc họp, hội nghị hoặc các thông tin sự kiện và chi tiết hậu cần về tuyển cộng tác viên tổ chức sự kiện tphcm, trong đó sẽ bao gồm một số công việc chính sau
3.1. Lên thông điệp của sự kiện mang lại
Bất kỳ một sự kiện hội nghị, hay sự kiện giới thiệu sản phẩm nào thì việc lên thông điểm của sự kiện mang lại luôn đóng vai trò quan trong trong việc tổ chức sự kiện. Việc lên được thông điểm của sự kiện rồi sẽ giúp bạn làm được kế hoạch của các công việc tiếp theo với tất cả các công việc đó đềun xoay quanh thông điệp của sự kiện mang lại.
Trách nhiệm đầu tiên của người làm công tác lập kế hoạch tổ chức sự kiện là xác định chủ đề hoặc mục đích của sự kiện sẽ được tổ chức. Mọi khía cạnh khác của sự kiện như là địa điểm và diễn giả, cho đến tiệc và thuê mướn thiết bị sẽ được xoay quanh thông điệp chủ đề chính của chương trình.
3.2. Lập ngân sách tổ chức sự kiện
Cùng với thông điệp thì việc lập ngân sách sự kiện là một phần không thể thiếu trong mọi sự kiện. Người tổ chức sự kiện cần có trách nhiệm lên được dự trù ngân sách để tổ chức một sự kiện và triển khai sự kiện trong khoảng ngân sách đó. Trong quá trình tổ chức nếu có phát sinh ngân sách cần phải giải trình được lý do, nếu cần tuyển nhân viên sự kiện cần phải dự trù được ngân sacsg lương cho những người mới tuyển được.
3.3. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện đóng một vai trò quan trọng quyết định đến sự thành công của sự kiện. Người tổ chức sự kiện cần phải nghiên cứu địa điểm phù hợp với thông điệp của sự kiện để từ đó có thể đạt được mục đích cao nhất của các sự kiện hướng đến.
Danh sách +100 công việc làm part time Hồ Chí Minh lương siêu cao
Ngày nay, địa điểm tổ chức sự kiện thường được diễn ra ở các thành phố lớn, các khu vực đông dân cư để có thể tiếp xúc với lượng khách hàng lớn nhất có thể.
3.4. Quản lý hậu cần trong quá trình tổ chức sự kiện
Sau khi bạn đã xác định được thông điệp, ngân sách và lựa chọn địa điểm phù hợp, kế hoạch sự kiện phải tiến hành đặt các hạng mục sản xuất, thuê và phối hợp với tất cả các dịch vụ và thiết bị cần thiết để tổ chức cho sự kiện. Điều này bao gồm các nhiệm vụ như phối hợp vận chuyển, đặt phòng khách sạn, đăng ký sự kiện, phòng thiết lập, chiếu sáng, điện, thiết bị trình bày và phục vụ. Trước chương trình bạn phải làm tốt công tác này để đảm bảo mọi hạng mục trong chương trình đầy đủ và theo kế hoạch.
3.5. Thực hiện việc báo cáo sau sự kiện
Một người làm tổ chức sự kiện cũng phải chịu trách nhiệm báo cáo về sự kiện, không chỉ đến khách hàng mà còn với công ty và các cộng sự trong event đó. Báo cáo bao gồm báo cáo ngân sách, các kết quả khảo sát (survey), sự đáp ứng hài lòng và hiệu quả truyền thông thông qua sự có mặt của giới báo chí.
4. Ngành tổ chức sự kiện học trường nào tốt nhất?
Dưới đây là một số địa điểm để bạn có thể học về tổ chức sự kiện:
- Đại học sân khấu điện ảnh Hà Nội khoa đạo diễn sự kiện, lễ hội (đạo diễn sân khấu)
- Cao đẳng FPT ngành quan hệ công chúng PR, tổ chức sự kiện
- Đại học kinh tế thành phố HCM khoa báo chí truyền thông
- ĐHQG Hà Nội, TPHCM khoa báo chí
- Học viện Báo chí Tuyên truyền
- ĐH Văn Lang ngành Quan hệ công chúng
- Đại học văn hoá Hà Nội chuyên ngành tổ chức sự kiện văn hoá
- Khoa du lịch trường đại học nhân văn Hà Nội.
- Quản trị sự kiện khoa du lịch ĐH KHXH & NV.
5. Tại sao bạn nên lựa chọn nghề tổ chức sự kiện và tìm việc làm tổ chức sự kiện
- Thu nhập khá cao: do tính chất và áp lực tổ chức sự kiện là một nghề khó vì thế thu nhập của ngành nghề này luôn ở mức cao.
- Công việc này đem lại cho bạn sự năng động, không bị gò bó, bạn sẽ được đi nhiều nơi, được tiếp xúc với nhiều người, giúp bạn tích lũy được nhiều kinh nghiệm cho bản thân đặc biệt là kỹ năng giao tiếp.
6. Người làm tổ chức sự kiện cần có những kỹ năng gì?
Để là một người tổ chức sự kiện tốt bạn cần phải trang bị cho mình một số kỹ năng chính sau đây:
- Yêu thích nghề tổ chức sự kiện luôn là yếu tố quan trọng nhất, việc yêu thích nghề sẽ giúp bạn vượt qua khó khăn, chán nản và không dừng bước khi mới bắt đầu làm công việc này. Hiện nay, nhu cầu tuyển nhân viên tổ chức sự kiện tại hà nội ngày càng tăng vì thế nếu bạn có đam mê thì hoàn toàn có thể làm được công việc này.
- Yêu cầu bạn cần có sức khỏe tốt: Công việc này đòi hỏi bạn sẽ cần phải là nhiều việc, đi lại nhiều, cùng thời gian làm việc thường kéo dài từ sáng sớm đến tối. Vì thế, để có thể làm tốt được công việc này đòi hỏi bạn cần phải rèn luyện cho mình một sức khỏe tốt, cho kế hoạch chăm sóc sức khỏe cho bản thân.
- Ngoại hình là một điểm cộng: ngoại hình sẽ giúp đỡ bạn trong việc giao tiếp và quan trọng hơn là sẽ ảnh hưởng đến vị trí bạn được giao khi làm việc. Bởi với các sự kiện thường hướng đến cộng đồng, vì thế nếu bạn có được ngoại hình tốt chắc chắn sẽ để lại hình ảnh đep.
- Kỹ năng giao tiếp, đàm phán: giao tiếp với nhiều người, đàm phán giúp bạn đạt được những lợi ích cần có, nhận được sự kiện, hay giải quyết được những vướng mắc trong công việc.
- Kỹ năng lãnh đạo, quản lý: trong quá trình làm việc bạn sẽ được quản lý một nhóm người dưới quyền, vì thế bạn cần phải có kỹ năng quản lý để quản lý thiết bị, quản lý giờ giấc, quản lý bản thân, sắp xếp mọi thứ một cách thông minh và khoa học.
- Kiên nhẫn, bình tĩnh: luôn giữ bình tĩnh kiên nhẫn để xử lý tình huống bởi vì dù có chuyện gì xảy ra căng thẳng, hốt hoảng sẽ không giải quyết được mọi chuyện theo hướng sáng suốt nhất.
Trên đây, chúng tôi đã chia sẻ bài viết Việc làm thêm ngành tổ chức sự kiện và những điều cần biết và hy vọng với những chia sẻ của chúng tôi sẽ giúp bạn có thêm những thông tin hữu ích về việc làm này.
Đăng ký ngay